برای شروع یک کسب و کار، ممکن است پیش از هر چیز به فکر اجاره یک دفتر در بخش تجاری شهر باشید. اینترنت، فکس و تلفن ثابت، میز، صندلی، رایانه و حداقل یک کارمند به عنوان منشی و استخدام او نیازمند هزینه زیادی است؛ این درحالی است که سرویس‌هایی همچون منشی مجازی و تلفن گویا برای استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچک و خانگی یا نوپا می‌توانند برای شروع به کار هزینه‌های بسیار کمتر داشته باشد.
به گزارش سرویس بازار ایسنا، علی دشتی مبتکر ایده «دفتر شما» در این باره گفت: دفتر کار مجازی با ارائه سرویس‌هایی چون منشی مجازی، مرکز تماس، تلفن گویا و شماره تلفن ابری، دفتر شما را از صرف هزینه اجاره دفتر کار، استخدام منشی حرفه‌ای و حتی خرید خط تلفن ثابت تهران بی‌نیاز می‌کند.
وی افزود: «دفتر شما» یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات دفتر کار مجازی و مرکز تماس آنلاین در ایران است و این ایده در پاسخ به نیاز راه‌اندازی و توسعه کسب و کارهای خانگی، یا کوچک و متوسط شکل گرفته است.
مبتکر ایده «دفتر شما» بیان کرد: دفتر کار مجازی جایگزینی مناسب برای دفتر کار سنتی است، با دفتر کار مجازی شما می‌توانید بدون نیاز به پرداخت هزینه اجاره‌بها، حقوق پرسنل و هزینه‌های جاری یک دفتر کار در شهری همچون تهران، کسب و کار خود را راه‌اندازی کنید و از امکانات مختلف یک دفتر کار همچون شماره تلفن اختصاصی، فکس اینترنتی، تلفن گویا، کنفرانس تلفنی و منشی استفاده کنید.
در ۵ دقیقه صاحب یک خط تلفن ثابت در تهران شوید
به گفته دشتی، تلفن گویا یک فناوری مبتنی بر سانترال برای مدیریت تماس است، اما در شیوه قدیمی برای داشتن تلفن گویا علاوه بر اجاره دفتر و خرید خط تلفن، باید هزینه‌های نصب و راه‌اندازی و نگهداری بالای سانترال را هم بپردازید، از آن گذشته، در صورت نقل مکان به یک نشانی جدید، شماره تماس شما نیز تغییر می‌کند که برای کسب و کار شما اصلا خوب نیست.
مبتکر ایده «دفتر شما» در ادامه افزود: سرویس تلفن گویا بدون نیاز به نصب هیچگونه نرم‌افزار، سخت‌افزار، سیم‌کشی و یا حتی خرید خط تلفن، همه امکانات ارتباطی سیستم تلفن گویا را برای شما فراهم می‌کند. در پنج دقیقه می‌توان یک خط تلفن ثابت در تهران خرید و پس از تست رایگان چند روزه با ارسال مدارک صاحب آن خط تلفن شد.
به گفته دشتی خطوط دفتر کار مجازی مطابق با مقررات مخابرات ایران به کاربران واگذار می‌شود ولی از امنیت بیشتری هم برخوردار است زیرا یک لایه امنیتی هم روی خطوط ساده قرار می‌دهد.
دفتر کار مجازی قابلیت ضبط تمام مکالمات را دارد و گزارش‌گیری از همه مکالمات را در اختیارتان قرار می‌دهد که در وقت و هزینه شما برای مراجعه به مخابرات و دریافت پرینت مکالمات صرفه‌جویی می‌کند.
استفاده از منشی مجازی با یک دهم هزینه
مبتکر ایده دفتر شما با بیان اینکه شکی نیست که داشتن منشی به کسب و کار شما وجهه حرفه‌ای‌تری می‌دهد و بسیاری از مشغله‌ها نیز از روی دوشتان برداشته می‌شود، گفت: برای استخدام یک منشی نخست باید دفتر کار داشته باشید، یعنی زیر بار هزینه اجاره دفتر کار بروید. پس از آن نوبت به حقوق منشی، بیمه و مزایا می‌رسد.
وی ادامه داد: منشی مجازی درست مانند منشی خود شماست؛ یک اپراتور انسانی که به صورت حرفه‌ای همه تماس‌هایتان را پاسخگوست، به افرادی که مشخص کرده‌اید انتقال می‌دهد، پیغام می‌گیرد، با مشتریانتان تماس می‌گیرد، قرار ملاقات‌ها را تنظیم و سفارشات را ثبت می‌کند. تنها تفاوت آن با منشی عادی این است که نیازی به حضور فیزیکی ندارد و البته، هزینه‌اش بسیار پایین‌تر است.
منشی حرفه‌ای دفتر مجازی با اطلاعات و دستور العملی که در اختیارش قرار می‌دهید، مشتریانتان را راهنمایی کرده و در صورت لزوم تماس آنها را به شما وصل می‌کند. با این شیوه شما فقط یک دهم هزینه استخدام منشی را پرداخت می‌کنید.
«مرکز تماس» را به راحتی برون سپاری کنید
یکی دیگر از سرویس‌های دفتر کار مجازی، «مرکز تماس» است. راه‌اندازی مرکز تماس نیازمند صرف هزینه گزافی برای خریداری تجهیزات، نگهداری و به روزرسانی مداوم آنها، استخدام و آموزش چند اپراتور است، شما با برونسپاری مرکز تماس به کادر حرفه‌ای این دفتر می‌توانید از هزینه‌های خود کم کرده و در عین حال خدمات بهتری دریافت کنید.
دشتی در رابطه با امکان برونسپاری مرکز تماس افزود: مرکز تماس هر سازمانی اولین و مهم‌ترین نقطه ارتباطی بین آن سازمان و مشتریانش است. پیش از این شرکت‌ها و سازمان‌ها مجبور بودند برای راه‌اندازی مرکز تماس، زیر با هزینه‌های سرسام‌آور خریداری و نگهداری تجهیزات، استخدام اپراتور و اجاره آن بروند.
مبتکر ایده «دفتر شما» با بیان اینکه امروزه، با پیدایش دفترهای کار مجازی، سازمان‌ها در سراسر دنیا ترجیح می‌دهند به جای راه‌اندازی مرکز تماس، مدیریت تماس‌های خود را به مراکز تماس خارج از سازمان خود بسپارند ادامه داد: مهم نیست حجم تماس‌های روزانه سازمان شما همیشه بالا باشد، یا به صورت دوره‌ای یا فصلی کم و یا زیاد شود، تیم اپراتورهای حرفه‌ای برای کمک به شما آماده است.
امروزه با استفاده از خدمات دفتر مجازی شما با خیالی آسوده و با هزینه‌ای بسیار پایین‌تر می‌توانید کسب و کار خود را راه‌اندازی کرده، به سرعت آن را گسترش دهید و فقط روی موفقیت خود تمرکز کنید.